Ein Arbeitszeugnis ist mehr als nur ein Dokument – es ist die Visitenkarte eines Arbeitgebers und eine wichtige Referenz für Mitarbeitende auf ihrem beruflichen Weg. Doch gerade bei der Erstellung schleichen sich häufig Fehler ein, die rechtliche Konsequenzen haben oder den Mitarbeitenden ungewollt schaden können. Hier sind die häufigsten Fehler bei Arbeitszeugnissen und wie Sie diese vermeiden.
1. Fehlende Vollständigkeit
Ein gutes Arbeitszeugnis sollte die wesentlichen Informationen enthalten: persönliche Daten, Dauer der Beschäftigung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbewertung, Sozialverhalten und einen abschließenden Dank. Fehlende Details oder lückenhafte Beschreibungen können beim Leser Zweifel wecken.
Erstellen Sie eine klare Struktur und nutzen Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte ausgelassen werden.
2. Unklare oder missverständliche Formulierungen
Manche Formulierungen im Arbeitszeugnis können mehrdeutig oder negativ interpretiert werden – sei es durch ungeschickte Wortwahl oder den sogenannten „Zeugniscodes“, die oft versteckte Botschaften enthalten. Ein scheinbar positiver Satz wie „Er hat sich stets bemüht“ kann als Hinweis auf unzureichende Leistungen gewertet werden.
Verwenden Sie klare, wertschätzende Sprache und vermeiden Sie mehrdeutige Phrasen. Lassen Sie Ihre Texte bei Unsicherheiten von einem Experten prüfen.
3. Über- oder Untertreibungen
Ein Arbeitszeugnis sollte ein ehrliches Bild der Leistungen und des Verhaltens vermitteln. Übertriebene Lobeshymnen können unglaubwürdig wirken, während zu kritische Bewertungen das berufliche Weiterkommen des Mitarbeitenden behindern.
Bleiben Sie objektiv und authentisch. Orientieren Sie sich an standardisierten Bewertungsmaßstäben, die Transparenz und Fairness gewährleisten.
4. Keine individuelle Tätigkeitsbeschreibung
Standardisierte Arbeitszeugnisse ohne konkrete Tätigkeitsbeschreibung wirken unpersönlich und wenig hilfreich. Mitarbeitende möchten, dass ihre Aufgaben und Erfolge präzise dargestellt werden, um ihre Qualifikationen klar zu belegen.
Führen Sie ein Mitarbeitergespräch und erstellen Sie eine detaillierte Liste der ausgeübten Tätigkeiten. So können Sie das Zeugnis individuell und präzise gestalten.
5. Fehlende Rechtskonformität
Ein Arbeitszeugnis unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben. Unwahrheiten, Diskriminierungen oder subjektive Bewertungen können rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.
Informieren Sie sich über die rechtlichen Grundlagen der Zeugniserstellung. Ziehen Sie bei Unsicherheiten Fachleute oder Juristen hinzu.
6. Negative Andeutungen
Auch wenn ein Arbeitszeugnis wohlwollend formuliert sein muss, finden sich manchmal durch die Blume gesendete Botschaften, die negativ ausgelegt werden können. Beispiele: „Er zeigte Verständnis für die ihm übertragenen Aufgaben“ oder „Im Rahmen seiner Fähigkeiten war er erfolgreich.“
Vermeiden Sie alle Formulierungen, die interpretiert werden könnten. Bleiben Sie durchgehend positiv oder neutral.
7. Keine regelmäßigen Überprüfungen
Viele Unternehmen nutzen veraltete Vorlagen, die nicht mehr den aktuellen Standards entsprechen. Dies kann zu inkonsistenten und unprofessionellen Arbeitszeugnissen führen.
Überarbeiten Sie Ihre Vorlagen regelmäßig und lassen Sie diese auf den neuesten rechtlichen Stand bringen.
Wie Sie professionelle Arbeitszeugnisse erstellen können
Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses erfordert Genauigkeit, rechtliches Wissen und Fingerspitzengefühl. Hier einige Tipps für die Praxis:
- Schulungen und Workshops: Bieten Sie Ihrem HR-Team regelmäßige Schulungen zur Zeugniserstellung an.
- Vorlagen nutzen: Verwenden Sie strukturierte Vorlagen, die flexibel angepasst werden können.
- Externe Unterstützung: Ziehen Sie Expert:innen hinzu, wenn es um schwierige Fälle oder rechtliche Fragen geht.
Ein gut geschriebenes Arbeitszeugnis stärkt die Beziehung zu Ihren ehemaligen Mitarbeitenden und hinterlässt einen professionellen Eindruck. Vermeiden Sie die genannten Fehler, und Sie sichern sich als Arbeitgeber einen positiven Ruf.
Ein sorgfältig erstelltes Arbeitszeugnis ist ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Unternehmenskultur. Es zeigt Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitenden und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken. Möchten Sie mehr darüber erfahren oder Unterstützung bei der Zeugniserstellung erhalten? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter!
